Mails en aanvragen sorteren
Voorbeeld: 38 ongelezen mails
Elke ochtend dezelfde inbox doorlopen: wat is een offerteaanvraag, wat een klacht, wat kan wachten.
Expertise · AI & Automatisering
Bedrijfsprocessen automatiseren met AI
Wij automatiseren het werk dat uw team elke dag herhaalt: aanvragen sorteren, intake verwerken, klanten opvolgen en rapporten opmaken. Uw mensen houden tijd over voor wat echt aandacht vraagt.
Voorbeeld van een automatisering
Waar verliest uw team de meeste tijd?
Gegevens overtypen tussen systemen
Voorbeeld: drie keer kopiëren en plakken
Een aanvraag uit de mail in de agenda, daarna in het offertedocument, daarna in de boekhouding.
Klanten en offertes opvolgen
Voorbeeld: offerte van 12 dagen oud
Een offerte die vertrokken is, maar waar niemand meer naar belt. De herinnering hangt af van wie eraan denkt.
Rapporten samenstellen
Voorbeeld: 3 bestanden per rapport
Cijfers uit drie bestanden bij elkaar zoeken voor het maandoverzicht, telkens met de hand.
Wat wij automatiseren
Eén terugkerende workflow tegelijk, zodra het proces helder is. Stappen die een oordeel vragen, blijven bij uw mensen.
Intake en aanvragen
Aanvragen uit mail, formulier of telefoonnotitie worden opgevangen, gesorteerd en met de juiste gegevens klaargezet. Ook aanvragen via uw AI-assistent sluiten hierop aan.
Opvolging en herinneringen
Een opvolgmail na een offerte, een herinnering voor een onderhoudsbeurt, een seintje als iets blijft liggen.
Documenten en rapportering
Offertes uit een sjabloon, verslagen en overzichten die zichzelf vullen met de gegevens die al bestaan.
Koppelingen tussen uw tools
Uw mailbox, agenda, CRM, boekhoudpakket en planningssoftware wisselen gegevens uit, zodat niemand meer hoeft over te typen.
Vandaag
Na automatisering
Systeemmodel
Hoe een automatisering is opgebouwd
Uw tools
De software die u vandaag al gebruikt.
Automatisering
Vaste regels en koppelingen die het werk verplaatsen.
AI
Alleen waar taal of oordeel nodig is.
Mensen
Beslissen, controleren en nemen over waar het telt.
Voorbeeld · Uw tools
Een offerteaanvraag komt binnen in uw mailbox, zoals elke dag.
Klik op een stap om ze te bekijkenVan proces tot automatisering in vier stappen
Processen in kaart
Wij volgen hoe het werk vandaag echt verloopt: wie doet wat, met welke tools, hoe vaak en hoe lang.
Prioriteren op tijdswinst en risico
Wat levert het meeste tijd op, en wat is veilig om te automatiseren? We beginnen met één workflow die het verschil maakt.
Bouwen en testen
Wij bouwen de automatisering en testen ze met uw team op echte voorbeelden.
Overdragen en meten
U krijgt de werkende automatisering en de documentatie. We meten het resultaat tegen de situatie van vóór de start.
Wat u krijgt
Een automatiseringsproject duurt meestal twee tot zes weken. U krijgt:
- Een proceskaart
- Een geprioriteerde lijst
- Werkende automatiseringen
- Overdrachtsdocumentatie
- Een meting tegen de uitgangssituatie
Wat wij niet doen
- Een ERP of CRM implementeren
- IT-ondersteuning geven
- Een proces automatiseren dat nog niet helder is
Dan brengen we het eerst in kaart.
Wat automatisering oplevert, en wat niet
Wat automatisering wel oplevert
- Tijd terug voor werk dat aandacht vraagt
- Minder fouten door overtypen
- Snellere reactie op aanvragen
- Een proces dat elke keer op dezelfde manier verloopt
Wat automatisering niet doet
- Beslissingen nemen die een oordeel vragen
- Gevoelig klantcontact overnemen
- Een onduidelijk proces vanzelf oplossen
- De mens uit de lus halen: bij de stappen die ertoe doen, blijft een medewerker betrokken
Automatisering per sector
Publieke sector
Meldingen van inwoners automatisch naar de juiste dienst.
Elektriciteit & techniek
Offerte-intake en opvolging, zonder avondwerk aan de keukentafel.
Vastgoed
Lead-opvolging en het voorbereiden van bezichtigingen.
Verwarming & HVAC
Onderhoudsplanning en jaarlijkse herinneringen voor uw klanten.
Technologie & AI
CRM-opvolging en salesadministratie voor een groeiend team.
Een voorbeeldberekening
Het echte cijfer meten we samen met u, voor de start en na de oplevering.
OnderdeelWaarde
Tijd per week200 minuten, dat is 3 uur en 20 minuten
- Per maand
- 14 u 27 min
- Per jaar (52 weken)
- 173 u 20 min
Verwante expertise
AI-audit
Niet zeker welke processen eerst?
Ontdek de dienst
Meertalige AI-assistenten
Begin bij het eerste contact met uw klant.
Ontdek de dienstVeelgestelde vragen over bedrijfsautomatisering
Welke processen komen in aanmerking?
Processen die vaak terugkomen, telkens dezelfde stappen volgen en nu veel handwerk vragen: aanvragen sorteren, gegevens overtypen, offertes en klanten opvolgen, rapporten opmaken. Is een proces nog niet helder, dan brengen we het eerst in kaart. Twijfelt u waar u best begint, dan helpt een AI-audit om te kiezen.
Moet ik nieuwe software aankopen?
Meestal niet. We koppelen bij voorkeur de tools die u al gebruikt, zoals uw mailbox, agenda, CRM of boekhoudpakket. Is er toch iets nieuws nodig, dan staat dat met de kostprijs in het voorstel, voor u iets beslist. Wij verkopen zelf geen softwarelicenties van derden. Meer over onze werkwijze.
Wat gebeurt er met mijn gegevens?
Een automatisering gebruikt alleen de gegevens die de workflow nodig heeft, en verwerkt ze in uw opdracht. Die afspraken leggen we vast in een verwerkersovereenkomst. Welke gegevens waar terechtkomen, staat in de overdrachtsdocumentatie die u bij de oplevering krijgt. Meer in onze vragen over data en privacy.
Hoe meet u de tijdswinst?
Voor we bouwen, meten we samen hoe lang het proces vandaag duurt: hoeveel aanvragen, hoeveel minuten per stuk. Na de oplevering meten we opnieuw, op dezelfde manier. Zo ziet u het echte verschil, in plaats van een belofte vooraf. Hoe zo’n berekening eruitziet, ziet u in de voorbeeldberekening.
Wat als een automatisering een fout maakt?
Elke automatisering testen we eerst met uw team, op echte voorbeelden. Uitzonderingen die niet in de regels passen, gaan naar een medewerker in plaats van door het systeem. Loopt er later toch iets mis, dan ziet u dat in de opvolging en passen wij de automatisering aan. Zo blijft een mens in controle.
Wat kost een automatisering?
Elk project krijgt een vaste prijs in het schriftelijke voorstel na de kennismaking. Die prijs hangt af van het aantal processen en koppelingen. Een project duurt meestal twee tot zes weken. U weet dus vooraf wat u betaalt en wat u krijgt. Breng één proces mee naar een kennismaking.
Ontdek welke taken u morgen al kunt automatiseren
Breng één proces mee naar de kennismaking. Wij tonen hoe het er geautomatiseerd uitziet.